Com ferramentas de software cada vez melhores e mais diversificadas para facilitar a comunicação e colaboração entre equipas, cada vez mais empresas estão a abraçar as práticas de trabalho remoto. E com razão. Equipas Virtuais – tais como as equipas de Nearshore – podem ser um grande recurso para as empresas, à medida que os gestores trazem a bordo o talento e competência que pode não estar disponível dentro da organização, na mesma cidade ou até no mesmo país.

Contudo, a gestão de equipas remotas pode revelar-se um desafio. Sem o contacto presencial, poderá ser mais difícil criar uma conexão e construir uma relação de confiança entre os membros da equipa. Os problemas de comunicação são os mais comuns nestas equipas, devido à falta de pistas não verbais.

 

Acreditamos no poder do trabalho remoto.

Com isso em mente, aqui estão 9 dicas para ajudar no processo de gestão de uma equipa remota altamente produtiva, bem coordenada e dedicada:

 

#1 ESTABELECER REGRAS BÁSICAS E ANTECIPADAMENTE

Uma das coisas mais importantes a fazer primeiro enquanto líder de uma equipa remota, é definir (com o acordo e contributo de todos) algumas regras básicas:

  • Horas de trabalho: é importante decidir quais são as horas de trabalho normais da equipa, para garantir que o seu equilíbrio entre a vida profissional e familiar não é afetado. Este horário deve ter em consideração possíveis diferenças de fuso horário;
  • Reuniões de equipa: qual a frequência das reuniões de equipa durante a semana? Em equipas remotas, agendar de reuniões de grupo de forma recorrente, é uma boa maneira de promover laços mais fortes entre os membros;
  • Notificação das ausências: quando se trabalha no mesmo espaço físico, sair para uma consulta médica ou tirar um dia de folga não é um problema. Contudo, em equipas remotas, é importante definir como será feita a notificação da equipa, de forma a evitar situações em que alguns membros possam estar a aguardar respostas de um colega ausente.

 

#2 PERMITIR FLEXIBILIDADE DE HORÁRIO

Uma das vantagens do trabalho remoto que a maioria dos funcionários elogia é a flexibilidade de horário. Ao gerir equipas remotas, é importante permitir alguma flexibilidade durante as horas de trabalho, de forma a acomodar os compromissos e obrigações pessoais dos membros. Fá-los sentir que a empresa confia neles e é muito provável que retribuam tais gestos numa situação futura em que haja a necessidade de trabalhar fora do horário normal.

 

#3 MOSTRAR DISPONIBILIDADE

Quando se trabalha numa equipa remota, é fácil os pequenos problemas com a equipa passarem despercebidos. Enquanto gestor, é importante mostrar aos membros da sua equipa que a porta virtual está sempre aberta:

  • É importante oferecer ajuda e auxiliar a equipa sempre que necessário;
  • Agendar reuniões individuais. As reuniões individuais com cada membro da equipa são excelentes para recolher feedback sobre como um projeto está a correr, entender as frustrações de cada um, bem como detetar quaisquer problemas não falados que possam ter surgido.

 

#4 COMUNICAR DE FORMA CLARA E CONCISA

Devido à falta de pistas não verbais, as falhas de comunicação são um problema frequente nas equipas remotas. É uma boa altura para aperfeiçoar as competências de escrita e aprender a comunicar de forma clara e concisa, para que as equipas não fiquem confusas. Também é uma boa opção investir em ferramentas de comunicação de grupo, de modo a abranger vários tipos de contacto (por ex.: e-mail para pedidos mais formais, mensagem instantânea para resolver problemas rápidos, vídeo conferência para reuniões, etc.).

 

#5 COMUNICAR DE FORMA HUMANA

Quando se interage principalmente por escrito ou através de ferramentas virtuais, é fácil esquecer pequenos detalhes de comunicação, que podem contribuir em muito para criar um bom ambiente de trabalho:

  • Dizer "olá” e perguntar aos membros da equipa como estão no início de cada e-mail ou conversa de chat. Dirigir-se aos membros da equipa enquanto pessoas e mostrar-lhes preocupação em como estão, não só com o trabalho que estão a desenvolver para o projeto;
  • Dar margem para pequenas conversas no início de cada reunião de grupo. Esses cinco minutos de conversa fiada podem ajudar a melhorar a união da equipa.

 

#6 ESTABELECER UMA CULTURA DE VIDEO-FIRST

Dar prioridade a reuniões com vídeo em detrimento de apenas com voz. Existem várias vantagens da videoconferência:

  • Pistas não verbais: uma porção substancial da comunicação humana é não verbal. As reuniões por videoconferência permitem ao gestor e aos membros de equipa, utilizar e observar expressões faciais e corporais, que são úteis na transmissão de mensagens;
  • Encoraja as pessoas a participarem nas reuniões a partir de uma localização profissional e sossegada, o que contribui para menos distrações e tempo perdido.
  • Encoraja as pessoas a vestirem-se e a saírem da cama para trabalhar.

 

#7 CRIAR DOCUMENTOS COLABORATIVOS

Dar uso a ferramentas de colaboração online para encorajar um ambiente de colaboração na equipa. Trata-se de uma forma importante para construir uma cultura de equipa, e é mais fácil do que enviar constantemente e-mails e descarregar documentos que precisam de ser editados por várias pessoas.


#8 INVESTIR EM FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS

O investimento numa ferramenta de gestão de projetos ajuda a acompanhar o progresso dos projetos, bem como tarefas e prazos pendentes e futuros. A maioria das ferramentas permitem comentários e reatribuição de tarefas, anexar documentos e possuem uma opção de chat para facilitar a comunicação. Ajuda no processo de coordenação de equipa e monitorização da produtividade.

 

#9 REUNIR PRESENCIALMENTE, PELO MENOS UMA VEZ POR ANO

Apesar de toda a tecnologia disponível, nada substitui o contacto presencial. De vez em quando, é relevante organizar um evento de formação de equipa offline e encorajar todos a aderir. É importante para construir relações e melhorar a moral da equipa.
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